Privacyverklaring SiteOnline

We houden je gegevens graag net zo netjes als je pixels. In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten jij hebt. Deze versie is voor het laatst bijgewerkt op 24 oktober 2025.

Wie we zijn
SiteOnline B.V.
KvK: 89547756
BTW: NL865017414B01
Adres: Rozenburglaan 11
9727 DL Groningen
Telefoon: 050-3113072
E-mail: info@siteonline.nl

Voor wie is dit relevant?
Voor bezoekers van onze website, contactaanvragers, nieuwsbriefabonnees (als je je inschrijft), sollicitanten en klanten/prospects met wie we (gaan) samenwerken op het gebied van webdesign en online marketing.

Welke gegevens verwerken we?

1) Websitebezoek
– Gegevens: IP-adres (geanonimiseerd waar mogelijk), device/browsergegevens, cookie- en consentvoorkeuren, bezochte pagina’s, gebeurtenissen (bijv. klikken, formulierverzending).
– Herkomst: via cookies en vergelijkbare technieken.
– Doel: sitebeveiliging, prestaties en – na toestemming – analyse en marketing.

2) Contactformulier
– Gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, bericht en eventuele bijlagen.
– Doel: je vraag beantwoorden, offerte opstellen, relatiebeheer.

3) Sollicitatieformulier
– Gegevens: naam, contactgegevens, CV, motivatie, portfolio/links, voorkeursdata, notities uit het gesprek, eventuele referenties.
– Doel: werving en selectie.

4) Nieuwsbrief (alleen als je je aanmeldt)
– Gegevens: naam, e-mailadres, inschrijf- en voorkeurgegevens, interactie met mails (opens/kliks).
– Doel: het versturen en verbeteren van onze e-mailupdates.

5) Klant- en projectgegevens
– Gegevens: contact- en factuurgegevens, contracten/opdrachten, projectdocumentatie, inlog- en toegangsgegevens die je aanlevert, meet- en advertentie-instellingen (bijv. GA4, Tag Manager, Ads-accounts).
– Doel: uitvoering van de overeenkomst, facturatie, ondersteuning en optimalisatie.

Onze doelen en rechtsgronden

We verwerken je gegevens op basis van:
– Uitvoering van de overeenkomst: offertes, projecten, support, facturatie, oplevering.
– Toestemming: cookies (analytics/marketing), nieuwsbrief, het langer bewaren van sollicitaties (opt-in).
– Gerechtvaardigd belang: websitebeveiliging en -verbetering, B2B-relatiebeheer, beperkte direct marketing binnen de regels (je kunt altijd bezwaar maken).
– Wettelijke verplichting: fiscale bewaarplicht (administratie).

Cookies en vergelijkbare technieken

We gebruiken:
– Functionele cookies: noodzakelijk voor basisfuncties (bijv. cookievoorkeuren). Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang.
– Statistiek/analytics: GA4 en vergelijkbare tooling om gebruik te meten en te verbeteren. Rechtsgrond: toestemming.
– Marketing/advertising: bijv. Google/YouTube, Meta, LinkedIn voor remarketing en doelgroepopbouw. Rechtsgrond: toestemming.

Consent Mode (v2) en CMP
– We gebruiken een Consent Management Platform (CMP) om je keuzes te registreren en toe te passen.
– Google Consent Mode v2 zorgt dat tags zich aanpassen aan je toestemming. Zonder toestemming plaatsen we geen marketingcookies; gemodelleerde rapportages kunnen ingezet worden om trends te begrijpen, binnen de privacyregels.

Cookie-instellingen
– Je kunt je voorkeuren altijd aanpassen via “Cookie-instellingen” op onze site of cookies verwijderen via je browser. Zonder (niet-noodzakelijke) cookies kan de site minder optimaal werken.

Meten en adverteren

– Analytics: we gebruiken GA4 via Google Tag Manager met event-based meting. We sturen geen gegevens naar Google voor eigen doeleinden buiten de gekozen diensten. IP-adressen worden door GA4 niet bewaard; we beperken dataretentie waar mogelijk.
– Advertising: alleen met toestemming zetten we tags voor o.a. Google Ads/YouTube, Microsoft Advertising, Meta, LinkedIn. We kunnen doelgroepen opbouwen, remarketing toepassen of conversies meten. Je kunt je toestemming altijd intrekken.

Met wie delen we gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We delen gegevens alleen als dat nodig is voor onze dienstverlening of als de wet dat vereist.
– Verwerkers (namens ons): hosting- en IT-partners, e-mail/nieuwsbrieftool, CRM, project- en ticketsoftware, analytics- en tagmanagement, security/monitoring, recruitmenttool.
– Verwerkingsverantwoordelijken (eigen doel, eigen beleid): advertentieplatformen (bijv. Google, Meta, LinkedIn), betaal- of communicatieproviders als je ze zelf gebruikt, sociale netwerken wanneer je daar via onze links/pixels belandt.
– Wettelijke instanties: als we daartoe verplicht zijn.

Doorgifte buiten de EER

Soms worden gegevens verwerkt buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld door Amerikaanse clouddiensten.
– We gebruiken dan passende waarborgen, zoals de EU-standaardcontractbepalingen (SCC’s) en waar nodig aanvullende maatregelen (encryptie, beperking van datasets).
– We beoordelen per leverancier de risico’s (TIA) en sluiten verwerkersovereenkomsten.

Bewaartermijnen

– Contactaanvragen: tot 24 maanden na laatste contact, tenzij we klant worden of je eerder verwijdert.
– Sollicitaties: 4 weken na afloop procedure; met jouw toestemming maximaal 1 jaar in portefeuille.
– Nieuwsbrief: zolang je geabonneerd bent; na uitschrijving bewaren we een minimale blokkadelijst om te voorkomen dat je opnieuw wordt gemaild.
– Project- en klantadministratie: 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
– Log- en beveiligingsdata: tot 12 maanden, tenzij nodig voor incidentafhandeling.
– Cookie- en analyticsdata: volgens je toestemming en binnen de door ons ingestelde retentie in de gebruikte tools.

Beveiliging

We nemen technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beveiligen, waaronder:
– Versleuteling (TLS), versleutelde opslag waar passend.
– Toegangsbeheer op basis van ‘least privilege’, sterke wachtwoorden en MFA.
– Logging, monitoring en periodieke updates/patching.
– Beperkte toegang voor medewerkers met geheimhoudingsplicht.
– DPA’s met verwerkers en dataminimalisatie in projecten.
Bij een datalek handelen we conform de AVG en melden we waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

Jouw rechten

Je hebt het recht op:
– Inzage, rectificatie en verwijdering van je persoonsgegevens.
– Beperking van verwerking en overdraagbaarheid (dataportabiliteit).
– Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief bezwaar tegen direct marketing en profiling voor die marketing.
– Intrekken van gegeven toestemming (dit werkt niet terug).
Je kunt je rechten uitoefenen door ons te mailen op info@siteonline.nl. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit vast te stellen. We reageren uiterlijk binnen 30 dagen.

Kinderen

Onze diensten en site zijn niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. Als je denkt dat we toch gegevens van een minderjarige hebben verwerkt, neem contact met ons op; we verwijderen die gegevens waar nodig.

Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke én verwerker

– Verwerkingsverantwoordelijke: voor gegevens die we via onze eigen website en marketing verzamelen (zoals hierboven beschreven).
– Verwerker: wanneer we namens klanten gegevens verwerken (bijv. in GA4, Tag Manager, advertentieaccounts, CRM-koppelingen). In dat geval verwerken we uitsluitend volgens instructies van de klant en sluiten we een verwerkersovereenkomst (DPA).

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we je actief waar dat passend is.

Vragen of klachten?

– Mail ons privacyteam: info@siteonline.nl
– Schrijf ons: SiteOnline B.V., Rozenburglaan 11, 9727 DL Groningen
– Bel: 050-3113072
Niet tevreden over onze afhandeling? Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, of via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Kort en krachtig samengevat: we gebruiken zo min mogelijk, beveiligen wat nodig is, en jij houdt de regie. Puik geregeld.